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Le compte-rendu d’activité professionnel ou le rapport d’activité professionnel font partie des outils de communication très prisée dans une entreprise ou dans une association. Ce support est utilisé pour transmettre des données importantes au client. Il sert également à communiquer des informations au sujet d’un collaborateur pour son suivi en Ressources Humaines par exemple. Le compte-rendu d’activité professionnel est un document clé dans la relation entre le rédacteur du rapport et les autres parties. On vous parle en détail du compte-rendu d’activité, son utilité et les éléments qu’il comporte. On vous explique également comment faire pour en rédiger un.
Qu’est-ce qu’un compte rendu d’activité et quelle est son utilité ?
Le compte rendu d’activité est un récapitulatif des informations recensées. Ces données doivent être exactes et complètes. Ce rapport s’inscrit dans une approche plus globale du travail réalisé. Les sociétés et les organismes produisent des rapports régulièrement pour ensuite les incorporer dans leurs rapports annuels d’activité. Quant aux associations, elles l’utilisent afin d’établir des rapports financiers et d’entretenir des relations avec les investisseurs. Les prestataires de services externes peuvent également utiliser ces documents pour compiler des synthèses de réunion et résumer les informations avec les clients à la fin de chaque entrevue.
Garder une trace de l’évolution du salarié grâce au compte rendu d’activité professionnelle
Enfin, un autre usage concerne les salariés du secteur privé ou les porteurs salariés qui doivent remettre des rapports d’activité hebdomadaires ou mensuels. Comme expliqué précédemment, le rapport d’activité est également un outil de communication pour retracer l’évolution du salarié que ce soit dans le privé, le public ou les salariés mis en portage. Cette documentation est élaborée de façon hebdomadaire, mensuelle voir trimestrielle. Le rapport évalue le travail accompli et les différentes activités entreprises au cours de la période spécifiée. De plus, Il fait office de mise au point sur l’état d’avancement d’un projet et de son alignement avec les différents objectifs fixés en amont.
Quelles sont les éléments qui constituent le compte rendu d’activité ?
Si vous souhaitez élaborer un rapport d’activité, il est important d’y faire figurer un certain nombre d’informations. Rapprochez vous de votre service RH ou financier afin qu’il vous mette à disposition un modèle déjà existant élaboré par votre dirigeant. Le cas échéant, il existe des modèles en version pdf que vous trouverez sur internet. En somme, un rapport d’activité doit regroupe les informations suivantes :
- Analyse et points essentiels de l’activité de l’entreprise ou du salarié,
- Rappel des faits via une introduction,
- Sommaire,
- Précision de la période sur laquelle le rapport a été fait,
- Mise en place d’un process “Atteinte des objectifs »,
- Avantages et inconvénients,
- Quelles sont les améliorations à apporter,
- Point d’avancement et conclusion,
- Futurs ambitions et perspectives, plan financier,
- Saisie des temps de travail sur le projet ou la mission,
- Illustration du compte rendu d’activité avec graphiques, photos, tableaux etc…
La manière dont ce document est rédigé est également très importante en termes d’orthographe, de syntaxe, de grammaire. La compréhension du compte-rendu d’activité par les lecteurs est essentielle. En effet, la grammaire et le vocabulaire doivent être bien adaptés au public visé. Une lecture et relecture est importante par une autre personne afin d’être sûre que cette synthèse soit bien comprise. Il doit comprendre entre 2 à 3 pages maximum. Si vous optez pour une présentation PowerPoint, celle-ci ne doit pas dépasser les 20 minutes.
Quel est l’avantage d’un compte-rendu d’activité ?
La mise en place d’un compte-rendu d’activité possède bien des avantages que ce soit pour les collaborateurs ou les salariés en portage salarial dans le digital par exemple. Ce rapport d’activité mensuel permet une meilleure gestion de ce qu’il faut réaliser pour obtenir la réussite d’un projet. Le rapport fournit aux responsables de l’entreprise une vision précise de l’avancement des activités, il permet de mesurer le rendement de chaque élément et d’améliorer ou de modifier si certains éléments le nécessitent.
Avec ces compte-rendus, le collaborateur, le responsable ou le manager pourront par la suite prendre les décisions qu’ils conviennent pour atteindre leurs objectifs et avoir une meilleure gestion managériale. Les rapports d’activité ou de réunion permettent de créer un espace d’échange sur les méthodologies et process de travail. Ces comptes rendus sont également des bases de travail sur la partie marketing sur les différents réseaux sociaux.
Quelques conseils pour faciliter la rédaction de compte rendu de réunion
Voici quelques conseils précieux qui vous faciliteront la rédaction d’un compte rendu d’activité. Si vous manquez de temps pour le rédiger, il vous est possible de faire externaliser cette tâche. En effet, il existe des agences professionnelles spécialisées qui mettent à la disposition du client leurs compétences ainsi que leurs expériences pour retranscrire les réunions à l’écrit. C’est ce que propose l’entreprise Exanote comme prestations, leurs compétences et expertises permettent de rédiger des comptes-rendus d’activité pour tout secteur d’activité.