Dans le recrutement, les doublons de candidatures sont plus qu’une simple nuisance : ils compliquent le suivi des talents, dispersent l’attention des recruteurs et peuvent créer des incohérences dans le pipeline de recrutement. Avec des systèmes comme Workday, qui centralisent toutes les informations sur les candidats, il est possible de repérer et limiter ces doublons avant qu’ils n’affectent la qualité du processus de recrutement.
Identifier les doublons avant qu’ils ne s’accumulent
La première étape consiste à détecter les candidatures répétées avant qu’elles ne se multiplient et perturbent le suivi.
Repérer les candidats similaires grâce aux critères essentiels
Workday offre des filtres pour repérer les candidats dont les informations se recoupent. Certains indicateurs sont particulièrement fiables :
- Nom et prénom identiques ou très proches
- Adresse email répétée
- Numéro de téléphone ou identifiant national récurrent
- Historique de candidatures pour le même poste
Ces éléments permettent de détecter rapidement les doublons potentiels. Selon une étude de Beamery, environ 12 % des candidatures reçues dans un ATS sont des doublons, ce qui montre l’importance de ce contrôle.
Éviter les pertes de temps lors de la sélection
Traiter chaque candidature répétée manuellement peut rapidement devenir inefficace. Identifier les doublons dès le début du processus permet de :
- Ne pas réévaluer plusieurs fois le même candidat
- Éviter les confusions lors des entretiens
- Préserver l’historique des communications dans un seul profil
Centraliser les informations pour mieux gérer les profils
Un ATS comme Workday centralise toutes les données des candidats. Tirer parti de cette centralisation réduit les risques de répétition.
Consolider les profils existants
Avant d’ajouter une nouvelle candidature, il est possible de vérifier si un profil similaire existe déjà :
- Comparer les informations personnelles et professionnelles
- Vérifier les postes précédemment postulés
- Regrouper les documents envoyés par le candidat sous un seul profil
Cette consolidation permet d’avoir un historique clair et complet pour chaque candidat.
Standardiser la saisie des informations
Les doublons apparaissent souvent à cause de variations dans les informations saisies : différences d’orthographe, email secondaire, variations de nom. Une saisie uniforme facilite la détection automatique :
- Utilisation d’un format unique pour les emails et téléphones
- Vérification de l’orthographe des noms
- Regroupement des CV et lettres de motivation dans un seul fichier associé au profil
Détecter les doublons avec les outils intégrés de Workday
Workday propose des outils qui permettent de limiter l’apparition des candidatures répétées sans intervention manuelle excessive.
Alertes automatiques lors de nouvelles candidatures
Lorsque qu’un candidat déjà enregistré postule à nouveau, Workday peut générer une alerte signalant :
- Le doublon potentiel basé sur l’adresse email ou le nom
- Les postes pour lesquels le candidat a déjà postulé
- La possibilité de fusionner les candidatures ou de les lier au profil existant
Cette fonction réduit considérablement le risque de créer plusieurs profils pour le même candidat.
Filtres avancés pour analyser les doublons historiques
Il est aussi possible de vérifier les doublons déjà présents dans la base :
- Rechercher les noms ou emails répétés sur une période définie
- Identifier les candidatures multiples pour le même poste
- Exporter la liste pour un suivi plus fin
Ces filtres permettent de nettoyer la base et d’assurer une cohérence des données.
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Fusionner les profils et conserver l’historique
Quand un doublon est détecté, la gestion consiste à regrouper les informations sous un seul profil.
Maintenir l’historique complet
La fusion des profils doit préserver toutes les informations pertinentes :
- Les CV et lettres de motivation
- Les notes et commentaires des recruteurs
- Les historiques de communication
Ainsi, aucune information n’est perdue et le suivi reste clair pour toute l’équipe.
Éviter les conflits de données
Lors de la fusion, certaines informations peuvent être en contradiction :
- Dates ou expériences différentes
- Versions multiples du CV
- Différences dans les coordonnées
Il est recommandé de choisir la version la plus récente ou la plus complète, tout en conservant les documents annexes pour référence.