Comment concevoir un cahier des charges SIRH adapté à votre organisation ?

Passer à un SIRH n’est jamais un simple projet logiciel. C’est un chantier qui transforme la gestion quotidienne des ressources humaines : automatisation, fiabilité des données, réduction des erreurs, pilotage plus précis…
Pour obtenir un outil réellement adapté à votre entreprise, tout commence par un cahier des charges solide.

Ce document sert de colonne vertébrale pour les éditeurs, les intégrateurs et les équipes internes. Plus il est clair, précis et aligné avec vos besoins réels, plus le déploiement sera rapide, maîtrisé et fidèle à vos attentes.

Définissez vos priorités RH : la base d’un cahier des charges crédible

Avant même d’écrire une ligne, il est essentiel d’identifier ce que votre organisation cherche réellement à améliorer grâce au SIRH.

Points à clarifier dès le départ

• Les besoins urgents (absences, paie, notes de frais…).
• Les irritants récurrents (retards de validation, doublons, fichiers Excel dispersés).
• Les processus à automatiser pour soulager l’équipe RH.
• Les modules souhaités à court terme et ceux envisagés plus tard.
• Les gains attendus (temps économisé, réduction des erreurs, meilleure visibilité).

Beaucoup d’entreprises découvrent qu’elles n’ont pas besoin d’un “gros SIRH complet” mais d’une solution évolutive, construite par étapes.
Clarifier vos priorités dès la première page de votre cahier des charges vous évite d’investir dans des modules inutiles.

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Exposez clairement vos workflows RH : le contenu que les éditeurs veulent absolument voir

Les éditeurs ne devinent pas comment fonctionne votre organisation. Votre cahier des charges doit décrire, avec précision, vos circuits internes pour qu’ils puissent évaluer l’adéquation de leur solution.

Donnez une vue précise des processus existants

• Gestion des congés (validation simple ? multi-niveaux ?).
• Entrée et sortie des collaborateurs.
• Suivi du temps.
• Formation et entretiens annuels.
• Notes de frais et validation financière.
• Paie (interne, externalisée, hybride).

Plus ces workflows sont détaillés, plus l’éditeur pourra proposer des scénarios adaptés, éviter les surcoûts et anticiper les particularités de votre organisation.

Rédigez vos exigences fonctionnelles : le cœur stratégique du cahier des charges

C’est la partie la plus décisive du document. Elle conditionne 75 % de la réussite du projet, car elle encadre les capacités attendues du futur SIRH.

Exemples d’exigences fonctionnelles à inclure

• Gestion automatisée des congés avec rappels en cas de retard de validation.
• Tableau de bord des RH : effectif, ancienneté, alertes, tâches à traiter.
• Gestion documentaire centralisée pour les contrats, avenants, attestations.
• Historique complet des données collaborateurs.
• Notifications paramétrables.
• Workflows personnalisables selon le service, le site, la structure hiérarchique.

N’hésitez pas à hiérarchiser :

• Essentiel
• Recommandé
• Optionnel

Cela permet aux éditeurs de proposer des solutions flexibles sans faire exploser le budget.

Précisez vos exigences techniques : la partie que les DSI lisent en premier

Au-delà des fonctionnalités, un SIRH doit s’intégrer sans friction dans votre écosystème numérique. La section technique doit détailler vos contraintes internes.

Éléments techniques à insérer

• Type d’hébergement recherché (SaaS, cloud privé, interne).
• Compatibilité multisites et multidépartements.
• Intégration avec les logiciels existants :
  • Paie
  • ERP
  • Planning
  • Comptabilité
• Gestion des accès (SSO, MFA…).
• Exigences de chiffrement et de confidentialité.
• Export et import de données.
• Volumétrie prévue : effectifs actuels, prévisions de croissance.

Ce passage protège l’entreprise contre les mauvaises surprises lors de l’intégration.

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Intégrez un volet sur la sécurité des données : indispensable pour éviter les risques

Un SIRH manipule des données sensibles : salaires, numéros de sécurité sociale, dossiers RH, historiques…
Votre cahier des charges doit donc poser un cadre strict pour la protection des informations.

Points à inclure dans cette section

• Localisation des données (France, UE, hors UE).
• Plan de sauvegarde.
• Traçabilité des actions utilisateurs.
• Rétention des données et archivage légal.
• Engagements de conformité RGPD.
• Gestion des rôles et permissions.

Un éditeur incapable de répondre clairement à ces exigences doit être éliminé immédiatement.

Décrivez les attentes en matière d’accompagnement : un SIRH ne s’installe jamais seul

La réussite d’un projet SIRH repose autant sur l’outil que sur l’accompagnement.
Votre cahier des charges doit donc expliquer ce que vous attendez avant, pendant et après la mise en production.

Points essentiels à préciser

• Méthodologie de déploiement souhaitée.
• Niveau d’assistance pour la migration des données.
• Support utilisateur (horaires, disponibilité, canal).
• Formation des équipes RH.
• Sessions de prise en main pour les managers et collaborateurs.
• Disponibilité d’un référent dédié.

Les projets qui échouent sont généralement ceux qui négligent l’accompagnement.

Choisissez vos indicateurs de réussite : la partie qui évite les déceptions finales

Pour savoir si le SIRH est réellement adapté, vous devez définir des critères mesurables.
Ces indicateurs doivent figurer clairement dans votre cahier des charges pour éviter toute zone d’ombre avec les prestataires.

Exemples d’indicateurs de réussite

• Temps moyen de validation d’un congé avant/après déploiement.
• Nombre d’erreurs RH détectées après automatisation.
• Taux d’utilisation du SIRH par les managers.
• Satisfaction des salariés (enquête interne).
• Réduction du temps passé sur les tâches administratives.

Ces données serviront de base pour les bilans de projet.

Intégrez un tableau budgétaire : la partie que les éditeurs scrutent immédiatement

Un cahier des charges sérieux inclut une estimation financière qui aide les éditeurs à adapter leur proposition.

Éléments à inclure :

• Budget cible annuel.
• Budget d’implémentation.
• Nombre d’utilisateurs.
• Modules souhaités.
• Licences supplémentaires éventuelles.

Cela évite les devis irréalistes et accélère la sélection finale.

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