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Suite aux dernières annonces du gouvernement, qui poussent ceux qui le peuvent à rester confiné pour éradiquer la propagation du coronavirus, de nombreuses entreprises françaises, pas forcément adeptes du télétravail (travail en remote / home office), ont du mettre en place une procédure de continuité afin que leurs salariés puissent travailler à distance, depuis leur domicile.
Si vous faites partie des chanceux qui ont la possibilité de télétravailler, mais que vous n’aviez pas forcément l’habitude de travailler de chez vous, il existe de nombreux conseils pour créer un environnement de travail propice à la concentration et à l’efficacité, même si vous travaillez chez vous et que des éléments de distraction vous entoure. Découvrez nos 5 conseils pour réussir à passer cette période de confinement dans le meilleur cadre possible.
1/ Définir un espace dédié à votre travail (idéalement une pièce entière, ou à défaut un endroit calme et propice à la concentration)
Il est important de définir un espace spécifique chez vous, qui sera votre lieu de travail à distance. Et que votre famille et/ou vos colocataires sachent que cette zone est dédiée au travail. Tout le monde n’a pas le confort de disposer d’un grand appartement ou d’une maison avec plusieurs pièces, aussi cet espace peut être un coin de votre séjour ou de votre chambre à coucher, mais qui sera vidé et aménagé spécifiquement pour votre activité professionnelle.
Cet espace doit être un minimum lumineux, orienté par exemple vers un mur neutre avec le moins de distraction possible (éviter les expositions en direction de l’écran de télévision du séjour par exemple), si possible proche d’une fenêtre. Cela vous permettra déjà de réunir des conditions pour pouvoir aménager cet endroit confortablement et limiter les éléments nuisant à la concentration.
Faîtes des tests, et n’hésitez pas à déplacer tous vos meubles si les premiers jours ne se passent pas comme prévu : vous vous déconcentrez souvent à cause de la vue de votre fenêtre, ou bien vous regardez instinctivement l’écran de votre télévision… tous les petits réflexes du quotidien vont essayer de nuire à votre productivité. Il faut donc les contre-carrer en adoptant un environnement nouveau… et loin du canapé 🙂
2/ Réunir les éléments nécessaires à un confort de travail : table, chaise et outils du quotidien (carnet de note, stylo, post-it etc)
Une fois l’endroit idéal identifié, disposant d’assez d’espace pour y entreposer un bureau, une table ou tout support que vous avez chez vous, il faut installer son espace de travail. Si vous n’aviez pas de bureau auparavant, mais que vous avez une table de repas à votre disposition, il faut savoir que la plupart du temps, les tables de salle à manger ont des dimensions similaires à celles d’un bureau standard. Cela vous contraindra peut-être de devoir manger ailleurs, mais il est important d’avoir un espace de travail aéré et confortable, pour pouvoir retrouver un semblant de confort similaire à celui du bureau de votre entreprise. Cela vous évitera surtout de devoir aller en magasin acheter un bureau en urgence en cette période de confinement.
N’hésitez donc pas à déplacer cette table, et à la positionner contre le mur, ou au centre d’une pièce, voire à reproduire le type d’installation que vous aviez au sein de votre entreprise, pour reproduire un minimum le cadre de travail que vous aviez auparavant.
3/ Épurer au maximum son espace de travail : ne vous encombrez pas d’objets du quotidien qui risquent de vous distraire
Il existe une multitude de façon d’organiser son espace de travail, et il suffit de se rappeler autour de vous comment les bureaux étaient différents les uns par rapport aux autres : il y avait les bureaux épurés, les bureaux dits « bordéliques », les bureaux décorés et ultra-personnalisés… cependant, chez vous, il est important d’avoir un cocon de travail agréable mais sans la distraction de votre vie privé. Nous vous conseillons donc d’éviter au maximum les objets du quotidien qui sont synonyme de loisirs : guitare, console de jeu, bouquins du moment… bref tout ce qui vous rappellera que vous êtes chez vous doit être à éviter, car la tentation d’y jeter un oeil sera forte.
4/ Se fixer des horaires stricts, et surtout reproduire les habitudes que vous aviez au bureau
Si vous aviez l’habitude de prendre une douche avant de sortir le matin, de prendre un café à un moment spécifique, de faire du yoga, des étirements… il est nécessaire de maintenir ces « rituels » pour ne pas avoir l’impression de subir la situation. De la même manière, ne tombez pas dans le piège de la désorganisation : il est important de maintenir vos temps de pause habituels, de manger à une heure régulière comme vous aviez l’habitude de le faire, de vous aérer l’esprit.
Aussi, si vous éprouvez des difficultés au quotidien, essayez de démarrer la journée en définissant votre liste de tâche prioritaire, et surtout de vous y tenir. Bannissez toute habitude d’ouvrir plusieurs onglets ou fenêtres sur votre navigateur, de parcourir plusieurs documents en même temps… c’est le meilleur moyen de se retrouver en fin de journée avec 30 fenêtres ouvertes sur votre ordinateur. Le mythe du multi-tâche pourrait vous jouer des tours, surtout chez vous, et il est préférable de travailler sur des tâches uniques et isolées, mais d’avoir la satisfaction en fin de journée de pouvoir cocher tout ce que vous aviez listé le matin même. Cela aura une grande influence sur votre confiance en vous et votre capacité à télétravailler sereinement.
5/ Garder le lien social avec vos collègues et ne pas s’isoler
Si votre entreprise poursuit son activité, vous aurez sûrement des réunions téléphoniques, Skype / Hangouts, des discussions via vos outils de communication de type Microsoft Teams ou encore Slack. À priori, vous serez toujours en contact avec vos collègues. Mais n’hésitez pas à partager avec vos collègues les plus proches, quitte à vous programmer tous les jours un appel visio ou un partage d’écran de 15 / 20 minutes, pour résoudre un blocage sur un dossier par exemple. Ce réflexe, vous l’aviez sûrement en entreprise, en interpelant votre collègue pour qu’il vienne vous donner un coup de main sur une tâche. Vous pourrez reproduire la même chose en partageant votre écran à distance à ce même collègue, donc gardez ces réflexes qui vous permettaient d’avancer dans vos dossiers et contribueront à votre productivité.
De même, plus globalement, gardez à l’esprit que cette période est difficile pour tout le monde : nombre de vos collègues ont également des enfants qui doivent poursuivre l’école à distance, et ils doivent jongler entre télétravail et leur nouveau rôle de professeur des écoles. N’hésitez pas à prendre des pauses pour parler d’autre chose que le travail, cela vous permettra d’évacuer le stress ou la frustration que vous pourriez éprouver dans le cadre de cette nouvelle organisation, et surtout de vous rendre compte que tout le monde fait plus ou moins face aux mêmes difficultés… et le temps du confinement passera sûrement plus vite.